Comment dois-je gérer un nouvel employé(e) ?

On n’a pas deux fois l’occasion de faire une bonne première
impression. C’est d’autant plus vrai – et donc crucial -quand il s’agit d’aider
un(e) nouvel(e) employé(e) à s’adapter à votre service.

Il y a un mélange d’excitation et de nervosité quand l’employé(e)
essaie de s’adapter à son nouvel environnement. Autant pour lui/elle que pour
le reste du personnel en place, qui veut se faire une opinion sur le/la ‘nouvel/le’.
Il vous revient de vous assurer que cette étape se passe facilement.

Les
présentations
Après les avoir accueili sur les lieux et
leur avoir montré où ils/elles travailleront, vous devrez expliquer aux nouveaux
employés le fonctionnement de vos services, leur faire visiter les locaux.
Montrez leur où ils/elles peuvent se faire un café, poser leur veste, où sont
les toilettes, comment obtenir une ligne téléphonique extérieure, l’emplacement
où ils/elles peuvent garer leur voiture et tous les autres éléments importants
de la vie quotidienne du lieu de travail. Enfin, prenez le temps de leur présenter
leurs collègues, en particulier ceux qui vous le/la cotoyer quotidiennement,
et ceux qui travailleront dans le même bureau que lui/qu’elle.

Essayez
toujours d’emmener votre nouvelle recrue à déjeuner le premier jour avec quelques
pour des présentations moins formelles. Ne soyez pas tenté d’emmener trop
de personnes avec vous, il/elle ne doit pas être intimidé(e) ou avoir
l’impression qu’elle fait l’objet de l’attention de tout le monde.

Attribuez
leur, si possible, un ‘mentor’, personne respectée et respectable qui occupe
un poste similaire au leur, afin qu’il/elle puisse les aider en votre absence.
Demandez au mentor de leur indiquer la meilleure sandwicherie du quartier, où
ils/elles peuvent aller prendre un pot après le travail et tout autres éléments
importants de la vie du bureau.

Apprendre le métier
Il
vous faudra petit à petit commencer à leur donner des renseignements qui
les aideront à remplir les fonctions pour lesquelles ils/elles ont été engagé(e)s.
S’il y a un manuel d’aide laissé par l’employé(e) précédent(e) ayant occupé le
poste, faites le leur lire soigneusement ou prendre des notes si nécessaire. Vous
devriez aussi conserver une copie de ce document afin de pouvoir suivre leur progression
dans les différentes tâches du poste.

Grâce à leur CV et la
procédure d’entretien, vous devez bien connaître les connaissances et compétences
de votre nouvelle recrue, mais même les employé(e)s les plus expérimenté(e)s auront
besoin d’un temps minimum d’adaptation et de formation aux méthodes de
travail internes. Veillez à ce qu’en plus du programme officiel de formation,
ils/elles puissent avoir le temps d’apprendre seul(e)s les fonctions et les procédures.
Parfois, il n’y a rien de tel que de rechercher soi-même pour savoir ce que l’on
peut découvrir.

Prévoyez des réunions régulières durant toute la période
d’essai avec des objectifs précis que la nouvelle recrue devra atteindre à chaque
étape. Cela leur donnera un fil directeur à suivre et vous permettra d’avoir
un élément d’évaluation concret de sa progression.

Etre
connu
Au cours des premières semaines, vous devriez encourager
votre nouvel employé(e)à organiser des réunions ou des face à face réguliers
avec leurs collaborateurs quotidiens. Au lieu de leur organiser leurs réunions,
il vaut mieux leur suggérer de le faire eux/elles mêmes pour les aider à apprendre
les noms, les responsabilités, les protocoles de réunion, etc.

Présentez
les ‘nouveaux’ au personnel de la comptabilité et des RH (s’ils ne les ont pas
déjà vus !) qui vérifieront leurs dépenses, mais aussi au
service informatique, qui les aideront quand leur ordinateur sera en panne, sans
oublier l’accueil ou le service courrier, pour ses envois postaux, les coursiers…

Quand les choses ne marchent pas
Peu importe si votre
procédure de recrutement était bonne ou pas, vous pourrez parfois vous tromper.
Plusieurs raisons peuvent entrer en jeu expliquant pourquoi un nouvel employé
ne s’adapte pas. De leur côté, il se peut que le poste ne leur plaise pas autant
qu’il/elle le pensait. Peut être le trajet est trop long. Peut être lui a-t-on
fait une meilleure proposition ailleurs.

De votre point de vue, l’employé(e
)peut ne pas être suffisamment compétent ou l’intégration à votre équipe
actuelle mal se passer. Le période d’essai sont faite pour répondre à
ce type de situations et jusqu’à la fin de celle-ci, chaque parti a la possibilité
de se séparer de l’autre sans aucune conséquence.

Quelques soient les raisons,
il vaut mieux aborder le sujet dès que possible dans l’intérêt de tous. On sort
toujours grandi(e) d’avoir reconu son erreur plutôt que d’avoir à l’assumer
dans la douleur, comme si de rien n’était.